Постановление администрации г. Красноярска от 10.11.1997 N 1604 "Об УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ в СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ и ОРГАНАХ АДМИНИСТРАЦИИ города КРАСНОЯРСКА"

Архив



АДМИНИСТРАЦИЯ города КРАСНОЯРСКА



ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 10 ноября 1997 г. N 1604



ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В

СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ и ОРГАНАХ АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДА КРАСНОЯРСКА



В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности, а также в соответствии со ст. 27 Закона Красноярского края "О местном самоуправлении в Красноярском крае" постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в структурных подразделениях и органах администрации города Красноярска.

2. Рекомендовать администрациям районов города разработать и утвердить инструкции, не противоречащие настоящей Инструкции.

3. Признать утратившим силу Постановление администрации города от 24.08.94 N 654 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации города, управлениях, комитетах, отделах".

4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами - руководителя аппарата главы города Белехова В.С.



И.о. главы

города Красноярска

А.И.МАТЮШЕНКО









Утверждено

Постановлением

администрации города

от 10 ноября 1997 г. N 1604



ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ в СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И

ОРГАНАХ АДМИНИСТРАЦИИ Г. КРАСНОЯРСКА



1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ



1.1. Инструкция по делопроизводству в структурных подразделениях и органах администрации города Красноярска (далее по тексту - Инструкция) подготовлена управлением делами администрации города на основе Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Красноярского края с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города.

1.2. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, копирования (тиражирования), исполнения документов.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и органах администрации города возлагается на управляющего делами - руководителя аппарата главы города.

Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях и органах администрации города единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на начальника организационно - методического отдела управления делами.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, знакомит работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники структурных подразделений и органов администрации города несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

1.4. Задачи, функции, порядок работы структурных подразделений и органов администрации города регламентируются положениями.

Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводстве администрации города, определяются должностными инструкциями.



2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ



2.1. Организация работы по учету корреспонденции, поступающей в администрацию города и исходящей от ее руководства, осуществляется канцелярией администрации города.

2.2. Корреспонденция, поступившая в канцелярию администрации города, подлежит регистрации в день ее поступления.

Корреспонденция регистрируется и после рассмотрения ее главой города и его заместителями. Обязательный минимум реквизитов регистрации: данные автора (корреспондента), название вида документа, дата, исходящий номер документа, дата поступления, входящий номер документа, заголовок или его краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа "в дело". в зависимости от характера документов и задач использования информации он может быть дополнен другими реквизитами.

На зарегистрированный документ в правом нижнем углу на первой странице ставится регистрационный штамп.

2.3. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то специалисты совместно с канцелярией обязаны осуществить их подборку или составить соответствующую справку и передать руководству вместе со вновь поступившим документом.

2.4. Результаты рассмотрения корреспонденции отражаются в резолюции, указывающей исполнителя, сроки, порядок и характер исполнения.

2.5. Ответственным за исполнение поступившего документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа для исполнения.

2.6. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены на основании правовых актов высших органов государственной власти и управления. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются главой города или его заместителями.

2.7. в случае, когда срок исполнения документа не указан, он не должен превышать месячный срок.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменения вносятся в регистрационные данные, и сроки исполнения сообщаются заявителю.

2.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или при наличии другого документального подтверждения исполнения.

На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

2.9. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства администрации города.

2.10. Организационно - методический отдел учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц, не позднее пятого числа данные об исполнении документов в структурных подразделениях и органах администрации города. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителям структурных подразделений и органов администрации города.



3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ и ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ



При подготовке и оформлении документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

3.1. Документ печатается на бланке установленной формы с соблюдением правил машинописных работ.

При переписке между структурными подразделениями администрации города бланк может не применяться.

3.2. Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

3.3. Отправляемому из администрации города документу присваивается исходящий номер, состоящий из индекса и порядкового регистрационного номера документа. На лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, инициалы технического исполнителя и номер файла. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателями рассылки), помещается "в дело" в соответствии с номенклатурой дел.

3.4. в документах - ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

3.5. Наименование структурного подразделения, органа, а также наименование организации указывается в документах в точном соответствии с учредительными документами, положениями о них. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении структурного подразделения, органа и в учредительных документах организации.

3.6. Тексты документов, занимающие 2/3 страницы и более, предваряют заголовки, раскрывающие в краткой форме их основное содержание.

3.7. На документе указывается дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая цифровым способом, т.е. тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 12.08.97), либо словесно - цифровым (например: 9 октября 1997 года). Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях.

3.8. При подписании документов указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и расшифровка подписи лица, подписывающего документ.

3.9. Документ, на котором обозначена подпись одного должностного лица, не разрешается подписывать другому должностному лицу путем проставления предлога "за" или косой черты перед обозначенным наименованием должности подписывающего.

3.10. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и (или) другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату визирования, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле, на первом и втором экземплярах.

3.11. При адресовании документа руководителю структурного подразделения, органа администрации города или организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адреса пишутся в дательном падеже), при направлении документа в структурное подразделение или организацию их наименование пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

3.12. Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту. в ответах на обращения граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. На документе в его адресной части может быть указано не более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан. в случае направления документа большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адресат, а к документу прилагается лист рассылки.

3.13. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на ... л. (листах), в ... экз. Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

3.14. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из следующих элементов: слова "Утверждаю", наименования должности, подписи (и ее расшифровки) лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово "Утверждено" ("Утвержден"), название распорядительного акта, его дату и номер.



4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ,

РАСПОРЯЖЕНИЙ, ПРИКАЗОВ



4.1. Глава города по вопросам, отнесенным к его компетенции, принимает постановления и издает распоряжения, первые заместители главы города издают распоряжения. Руководители структурных подразделений и органов издают приказы.

4.2. Проекты постановлений, распоряжений администрации города разрабатываются и представляются руководителями структурных подразделений и органов администрации города, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с поручениями главы города и в инициативном порядке.

Проекты постановлений, распоряжений оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к данным документам.

4.3. Проект правового акта должен достаточно полно и, по - возможности, кратко излагать существо вопроса, содержать конкретные мероприятия и, как правило, не должен превышать 2 - 3 (по сложным вопросам 3 - 4) страниц.

К проекту правового акта прилагаются справки, документы, нормативные акты, на которые имеется ссылка в проекте.

Заголовок к проекту постановления должен соответствовать его содержанию и заголовку на листе согласования, не превышать, как правило, двух строк.

4.4. К проекту правового акта прилагается лист согласования.

Лист согласования к проекту акта управления имеет следующие реквизиты: название, данные автора проекта, номер его телефона; должности, Ф.И.О. руководителей согласующих проект инстанций, их замечания, подписи и даты подписания. На обратной стороне листа согласования отмечается рассылка принятого акта управления с указанием количества экземпляров и адресатов.

Лист согласования визируют: первые заместители главы города по вопросам, входящим в их компетенцию, руководитель департамента, управления, комитета, отдела, который вносит на подпись проект данного документа, начальник юридического управления, руководители всех заинтересованных в принятии документа структурных подразделений и органов администрации города, в необходимых случаях руководители государственных контролирующих органов, помощник руководителя структурного подразделения администрации города, в чью компетенцию входит рассматриваемый вопрос.

Правовую экспертизу подготовленного проекта акта управления осуществляет юридическое управление администрации города.

При несогласии с проектом или его отдельными пунктами руководитель указывает на это в листе согласования или прилагает к нему справку с обоснованием возражений.

4.5. Срок согласования проекта правового акта в инстанции не должен превышать 2-х дней, кроме юридического и финансового управлений, где он составляет 5 дней. При превышении указанных сроков лицо, превысившее сроки согласования, дает письменное объяснение в управление делами о причинах задержки.

4.6. Текст правового акта состоит, как правило, из вступительной (преамбулы) и распорядительной частей.

Во вступительной части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Если основанием к изданию правового акта является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Президента, Правительства или вышестоящей организации, то в преамбуле указывается его название, дата, номер.

4.7. Распорядительная часть начинается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ" или "ПРИКАЗЫВАЮ" (кроме текстов распоряжений).

В пунктах распорядительной части указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Если постановление, распоряжение, приказ отменяет, дополняет или изменяет ранее изданные постановления, распоряжения, приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте.

В последнем пункте распорядительной части постановления, распоряжения, приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением постановления, приказа в целом.

4.8. Если приложение к правовому акту является его неотъемлемой частью (не может применяться без текста акта), то в правом верхнем углу приложения проставляется "Приложение к распоряжению (постановлению) администрации города" (дата и номер присваиваются протокольным сектором) и в тексте распоряжения (постановления) указывается "согласно приложению".

Если правовым актом утверждаются документы, являющиеся самостоятельными нормативными актами (например, положение об отделе, управлении, комитете; перечни, программы и т.д.), то в правом верхнем углу приложения проставляется: "Утверждено (утвержден) распоряжением (постановлением) администрации города" (дата и номер присваиваются протокольным сектором) и в тексте распоряжения (постановления) указывается в скобках "(прилагается)".

Все приложения к проекту постановления, распоряжения должны быть подписаны руководителем подготовившего их подразделения.

4.9. Если в процессе доработки в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию с должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

4.10. Ответственность за оформление проекта правового акта возлагается на помощника руководителя, в чьей компетенции находится рассматриваемый вопрос.

4.11. Проекты документов, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимые согласования, могут быть возвращены управляющим делами - руководителем аппарата главы города руководителям, внесшим проекты на рассмотрение главе города.

4.12. Постановление, распоряжение подписывает глава города или, в его отсутствие, исполняющий обязанности главы; приказ подписывается руководителем структурного подразделения или, в его отсутствие, заместителем руководителя.

4.13. После подписания постановления, распоряжения и приказы регистрируются в протокольном секторе. Копии, заверенные печатью "Протокольный сектор. Администрация г. Красноярска", рассылаются в указанные адреса согласно листу рассылки, составленному исполнителем документа.

4.14. Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты управления, направляются тем же адресатам, кому направлялись ранее принятые акты.

Замена ранее разосланных распорядительных документов проводится по указанию управляющего делами - руководителя аппарата главы города.

4.15. Постановления и распоряжения главы города вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом акте, а постановления и распоряжения, отражающие интересы населения города, вступают в силу с момента опубликования их в печати.

4.16. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений главы города осуществляет отдел по контролю управления делами.



5. МАШИНОПИСНЫЕ и КОПИРОВАЛЬНО - МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ



5.1. в секторе технической обработки документации преимущественно выполняются машинописные работы для главы города, его заместителей, осуществляется ввод текстов проектов правовых актов администрации города в информационную систему.

5.2. Выполнение машинописных работ для департаментов, комитетов, управлений, отделов осуществляют работники указанных подразделений, ответственные за их исполнение, используя имеющиеся в этих структурных подразделениях необходимые технические средства.

5.3. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

5.4. Печатание производится в порядке поступления материалов.

5.5. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий, на применение только общепринятых сложносокращенных слов и аббревиатур.

5.6. На тиражирование направляются только служебные документы и материалы. Тираж производится по заказам, выполняемым в порядке очередности их поступления. Учет копируемых документов ведется по журналу.

5.7. Тиражирование бланков не разрешается.



Управляющий делами,

руководитель аппарата

главы города

В.С.БЕЛЕХОВ









Региональное законодательство Следующий региональный документ,  правовая интернет библиотека







Право России

Новости

Партнеры